TERMINOS Y CONDICIONES PARTICULARES
Los presentes términos y condiciones relacionan al tipo de licenciamiento adquirido por
EL CLIENTE de uso intransferible y no exclusivo, para utilizar el programa denominado
EL GALENO desarrollado por la empresa de software Sisfo.Exe Soluciones
Informáticas S.A.S., que para efectos del proceso se denominará PROVEEDOR,
para la gestión de una consulta médica on-line, a través de la plataforma web dentro del entorno
cloud computing. Para ello el CLIENTE recibirá las claves de acceso (previo registro y/o pago del plan
adquirido).
EL CLIENTE manifiesta haber examinado y comprobado, las características, contenidos, capacidad y alcance
especifico de los términos y condiciones acá plasmados, según se establece en la Oferta Comercial y en
la información suministrada sobre éste, todo lo cual es plenamente aceptado en señal de conformidad por
parte de EL CLIENTE.
El pago de la licencia otorgada bajo el presente contrato, no constituye la compra de los programas ni
de los títulos, ni derechos de autor correspondientes.
1) CONDICIONES ECONÓMICAS Y FORMA DE PAGO.
1.1. La forma de pago será mensual o mediante suscripción anual.
1.2. En el momento en que la empresa (PROVEEDOR) tenga constancia del primer pago, se procederá a
dar acceso al software mediante las contraseñas que se facilitaran en el momento. La conexión on-line
al software a través de la web, estará activa mientras lo esté la vigencia del plan adquirido para uso de la licencia.
1.3. El PROVEEDOR suspenderá el servicio en el momento en que se verifique que no se ha efectuado el pago de la
renovación del uso de la licencia, quedando el servicio suspendido hasta que se efectúe el abono correspondiente.
En el momento que se verifique el pago se restablecerá el servicio.
NOTA: Una vez suspendido o cancelado el servicio se otorgarán 30 días para consulta y descarga de historias
clínicas que se han almacenado.
1.4. Los datos serán conservados hasta 3 meses después de suspendido el servicio y se le entregarán al CLIENTE cuando los solicite.
Una vez entregada la información o vencido el tiempo de entrega serán destruidos si el cliente comunica que no continuará usando los servicios.
1.5. EL CLIENTE acepta que el PROVEEDOR podrá emitir facturas electrónicas con relación a los servicios contratados y/o prestados
a través de Internet y acepta cumplir las obligaciones de pago derivadas de las mismas como si éstas hubiesen sido emitidas por escrito.
2) CONDICIONES GENERALES
2.1. CONDICIONES Y VARIACIONES.- Las presentes condiciones regulan el contrato entre PROVEEDOR y EL
CLIENTE que especifican las características de cada operación para el acceso al programa on-line y de
la prestación del servicio de mantenimiento establecido. Se puede complementar con los documentos que
las partes suscriban, los cuales se incorporarán como anexo al presente contrato. De igual manera,
servirán a efectos de integración del contrato los documentos de oferta y aceptación.
El CLIENTE manifiesta estar conforme con el servicio contratado, objeto de este contrato, y apto para
los fines por lo que lo contrata. En ningún caso, el CLIENTE podrá ceder, sub licenciar, distribuir,
alquilar o transmitir de cualquier otra forma los accesos de referido programa o realizar explotaciones
por cuenta de terceros.
El CLIENTE tendrá acceso a través de un dominio en internet, usuario y clave suministrado por EL
PROVEEDOR a nombre del CLIENTE.
2.2. PROPIEDAD DE LOS PROGRAMAS Y DERECHOS DE AUTOR.- El acceso al programa amparado por este contrato,
las reproducciones originales de los mismos, cualquier copia parcial o total, realizada por el CLIENTE
o por cualquier otra persona, los derechos legales de copia, las patentes, las marcas, los secretos
comerciales, y cualquier otro derecho intelectual o de propiedad, pertenecen al PROVEEDOR, por lo que
cuenta con las autorizaciones suficientes para otorgar a su vez licencias de uso sobre dicho programa.
El CLIENTE acepta y reconoce que el acceso on-line al programa son secretos comerciales del PROVEEDOR,
así como toda la información o documentación que le sea proporcionada y que haya sido identificada
por el PROVEEDOR como confidencial.
2.3. ALCANCE DEL USO AUTORIZADO DE LOS PROGRAMAS.- El PROVEEDOR proporciona al CLIENTE el acceso al
programa mediante el proceso del registro web, a través de unas claves de acceso (password) de
carácter confidencial e intransferible.
Las contraseñas que se otorgan podrán ser modificadas por el CLIENTE, pero en cualquier caso es
responsabilidad del CLIENTE el deber de secreto de las mismas, eximiendo de cualquier responsabilidad
de pérdida o transferencia al PROVEEDOR.
El CLIENTE no tendrá derecho de comercializar o sub licenciar en ninguna forma el acceso al programa
de acceso on-line.
El CLIENTE no tendrá derecho de comercializar o sub licenciar en ninguna forma el acceso al programa.
El CLIENTE y el PROVEEDOR se autorizan mutuamente a comunicar en diferentes medios la relación comercial
que mantienen. El CLIENTE autoriza la inclusión de publicidad de terceros en el software.
2.4. ALCANCE DE LOS MÓDULOS, LAS FUNCIONALIDADES Y HERRAMIENTAS OFRECIDAS EN EL PROGRAMA.
- EL PROVEEDOR entrega el programa con los módulos descritos en la propuesta comercial. Es responsabilidad del
CLIENTE ingresar todos sus datos para que el sistema funcione correctamente.
El CLIENTE puede adicionar a la historia clínica los campos* que desee y requiera para su especialidad.
El PROVEEDOR no es el responsable de crear dichos campos.
* Campos: en el programa se pueden agregar campos tipo decimal, numéricos, de opción, selección y texto.
Cada uno de estos campos almacenará la información requerida. Es responsabilidad del CLIENTE usar esta información
para realizar las estadísticas que requiera de manera independiente.
NOTA: Los cambios o mejoras personalizadas para el funcionamiento del programa pueden ser solicitadas al PROVEEDOR,
quien a su vez presentará al CLIENTE cotización respectiva de dichos cambios.
2.5. RESPONSABILIDAD.- El responsable de los datos y su tratamiento es del CLIENTE.
El CLIENTE es el responsable de su información y la de sus pacientes como titular de la información contenida
en la base de datos. Con respecto a la normatividad legal vigente, la custodia de la historia clínica estará
a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo con los procedimientos
señalados en la presente resolución (1995-1999), sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes.
El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite,
para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes.
EL CLIENTE es responsable de verificar por sí mismo y asegurarse de que el software y las condiciones de almacenamiento
de datos cumplen con la legislación de su país. El PROVEEDOR sólo proporciona el soporte, es decir el programa a través de
web, para que el CLIENTE pueda gestionar los mismos.
El PROVEEDOR actuará como administrador a los efectos de proporcionar las claves de acceso (password) y poder llevar a cabo
la asistencia técnica que se hará en el propio servidor. Por lo tanto el PROVEEDOR tendrá acceso a los datos bajo petición y
autorización del CLIENTE para reparar o subsanar un problema puntual.
El PROVEEDOR no será responsable por cualquier daño y/o perjuicio:
i) Por pérdida de datos, dado que el PROVEEDOR no tiene acceso a los mismos, simplemente proporciona
el servicio del programa on-line a través de Internet por medio de las claves de acceso.
ii) Por lucro cesante o ganancias dejadas de obtener por el CLIENTE y/o terceros.
iii) Por cualquier circunstancia de fuerza mayor, caso fortuito, fallo o error de las líneas de comunicación o fallo de la red Internet.
iv) Por funcionamiento incorrecto, defectos y/o fallos causando daños, totales y/o parciales, a todo hardware, software y/o
programas informáticos, así como de la pérdida, alteración y/o daños, totales y/o parciales sobre información contenida en soportes magnéticos,
discos, cintas, disquetes y otros, así como por la introducción de virus informáticos o de variaciones o alteraciones no deseadas sobre toda información,
documentos, folios, bases de datos, hardware y/o software, cuando se encuentren en posesión del Usuario.
El PROVEEDOR no puede garantizar que el sitio web vaya a funcionar constante, fiable y permanentemente, sin retrasos o interrupciones
(porque depende de factores independientes al PROVEEDOR tales como conexión del CLIENTE a internet, otros programas instalados en su equipo
o inclusive estado del hardware) por lo que el PROVEEDOR no se responsabiliza por cualquier daño y/o perjuicio y/o beneficios dejados de obtener
por el CLIENTE/usuarios y/o cualquier otro tercero que se vea perjudicado como consecuencia de tales circunstancias. En cualquier caso el
PROVEEDOR en el momento de conocer una incidencia en la administración del programa procederá lo antes posible para restablecer el servicio,
sin que en tal caso puedan derivarse responsabilidades al PROVEEDOR. Para evitar efectos adversos de pérdida de información Sisfo.Exe S.A.S.
genera hasta 2 copias de seguridad con redundancia geográfica de la información del CLIENTE.
El Servicio Técnico del PROVEEDOR o el personal debidamente subcontratado por éste, son los únicos autorizados para realizar y resolver las
incidencias que puedan surgir en el software y los servidores que poseen la información del CLIENTE.
2.6. RESPONSABILIDAD LABORAL.- El presente contrato no crea ni genera relación jurídica laboral alguna entre el CLIENTE y
el personal que contrate el PROVEEDOR.
El CLIENTE no asume ninguna responsabilidad por las obligaciones que contraiga el PROVEEDOR para la ejecución del servicio.
NOTA: Sin cláusula de permanencia.
NOTA: El servicio se puede suspender en cualquier momento, se solicita al CLIENTE solicitar la cancelación con 10 días de anticipación
antes del vencimiento de la fecha de pago de su plan.
3) PROTECCION DE DATOS. (LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012)
Artículo 5°. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular
o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos.
Artículo 6°. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
- a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de
dicha autorización;
- b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,
los representantes legales deberán otorgar su autorización;
- c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a
sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros
sin la autorización del Titular;
- d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños,
niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales
riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca
del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información
personal y la de los demás.
i) Obligaciones del CLIENTE.
El CLIENTE, respecto a los folios que contienen datos de carácter personal de sus pacientes, expresa que cumple con todos los requisitos exigidos legalmente
para su recogida y tratamiento. Asimismo, manifiesta que ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos
de carácter personal incluidos en el/los folio/s, establecidas en la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
ii) Obligaciones del PROVEEDOR.
El acceso a él/los dato/s facilitado/s por el CLIENTE, será única y exclusivamente con el in de prestar el servicio de mantenimiento técnico. El PROVEEDOR se
compromete a tratarlo/s conforme a las instrucciones del CLIENTE, y a no aplicarlo/s o utilizarlo/s con in distinto al estipulado en este contrato, ni
comunicarlo/s, ni siquiera para su conservación a otras personas.
Asimismo, el PROVEEDOR implementará las medidas técnicas y organizativas necesarias, que garanticen la seguridad e integridad de los datos de carácter personal
incluidos en el/los folio/s y que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza
de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana, del medio físico o natural. Las medidas de seguridad mencionadas
son las determinadas en la normativa vigente sobre protección de datos personales.
iii) Subcontratación.
El CLIENTE, mediante la aceptación de estos términos y condiciones del presente contrato autoriza de forma expresa su consentimiento a que el PROVEEDOR pueda
subcontratar con un tercero la realización de los servicios contratados en el presente contrato, en lo referente al servicio de mantenimiento. Referida empresa
será quien se encargará de prestar y resolver cualquier incidencia con el programa objeto del presente contrato así como de las futuras actualizaciones o
versiones del mismo.
iv) Destrucción o devolución de la información.
Tras la solicitud por parte del CLIENTE de la devolución o destrucción de la información contenida en las bases de datos del software, el PROVEEDOR destruirá o
devolverá la información al CLIENTE, igual que cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
En caso de retiro del CLIENTE del servicio contratado, la devolución y destrucción de la información almacenada no supondrá coste adicional alguno, la devolución
de la información se hará en un formato plano.
4) CONFIDENCIALIDAD.- El personal y el servicio técnico del PROVEEDOR guardarán la más absoluta reserva, seguridad e integridad de los procesos,
datos e información perteneciente facilitada por el CLIENTE. El PROVEEDOR se compromete a no divulgar la información del CLIENTE a la que tenga acceso, a no
utilizarla ni copiarla.
5) MODIFICACIONES.- Ninguna cláusula del presente contrato podrá ser modificada, suprimida o agregada por una de las partes unilateralmente.
Toda proposición de cambio deber ser comunicada y aceptada por escrito un mes antes de la fecha de realización.